La mail personale è da sempre considerato un dato meritevole di tutela e paragonabile alla posta cartacea. Tanto basta per renderla inviolabile.

In ambito lavorativo, pertanto, vige il divieto assoluto, per il datore di lavoro, di accedere alla mail personale del lavoratore.

Per quanto attiene, invece, la mail aziendale (es. mario.rossi@nomeazienda.it) il discorso è più complesso, trattandosi di dato personale che dovrebbe essere gestito per esclusive finalità lavorative.

L’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali e la Giurisprudenza hanno da tempo analizzato il problema e delineato le modalità e i tempi di accesso, cancellazione, estrazione di dati dalla mail aziendale affidata al dipendente.

È sempre consigliabile fornire le linee guida all’uso della mail aziendale inserendole nei contratti di lavoro, nei codici di condotta e regolamenti interni, nelle comunicazioni di attivazione e consegna della mail, in modo da creare una procedura ad acta che possa fornire le istruzioni agli operatori per le varie azioni di interazione con la casella mail.

Il datore di lavoro può effettuare un controllo sul contenuto della mail aziendale, previa informativa al trattamento dei dati personali resa al dipendente, quando tale controllo sia necessario e sufficientemente motivato.

In tali caso è doveroso lasciare traccia delle attività svolte dopo aver eseguito all’accesso alla casella mail.

Sono vietati gli accessi “segreti”, il dipendente deve essere messo in condizione di sapere che è stato effettuato un intervento nella casella mail, per quanto tempo e con quale modalità.

Resta vietato il controllo massivo, finalizzato alla verifica/controllo a distanza dell’attività del lavoratore.

È possibile salvare il contenuto delle mail aziendali in server di proprietà dell’azienda, purché ciò avvenga previa informativa al dipendente.

È interesse legittimo del datore di lavoro, effettuare controlli per evitare o accertare condotte fraudolente o comunque illegali, in tal caso gli elementi ricavati da dette ispezioni, possono essere utilizzati per applicare sanzioni disciplinati, richiami o licenziamenti.

Il dipendente, debitamente informato, sa che se utilizza la casella mail per motivi personali, lo fa mettendo a rischio la riservatezza delle conversazioni.

Puoi richiedere qualsiasi tipo di informazioni compilando questo modulo. La richiesta online è puramente indicativa e in nessun modo vincolante.